Planungs- und baubegleitendes FM
Betriebsoptimierung beginnt bei der Planung der Immobilie – nachhaltig, wirtschaftlich, ganzheitlich.
Das planungs- und baubegleitende Facility Management (pbFM) sorgt dafür, dass bereits in der Konzeptions-, Planungs- und Bauphase die Weichen für einen erfolgreichen, wirtschaftlichen und nachhaltigen Betrieb gestellt werden. Es richtet sich an Bauherren, Planer, Projektsteuerer sowie FM-Verantwortliche, die Betriebsanforderungen ganzheitlich in den Bauprozess integrieren wollen.
pbFM steigert nicht nur die Qualität der Planung und Ausführung, sondern reduziert Betriebskosten, erhöht die Nutzerzufriedenheit und sichert die Einhaltung von Nachhaltigkeitszielen. Umgesetzt wird es durch einen FM-Planer oder -Koordinator, der auf Basis des GEFMA-Leistungsbildes relevante Themen gezielt in das Projekt einbringt – mit klaren Prozessen, Zeitpunkten und Verantwortlichkeiten.
Darum lohnt es sich
- Zukunftsfähiger Gebäudebetrieb durch frühzeitige Betriebsoptimierung
- Transparente Lebenszykluskosten durch systematische Integration von LCC-Kriterien
- Reduzierung von Betriebsrisiken durch klar dokumentierte Anforderungen und Entscheidungen
- Sichere Betreiberverantwortung durch vollständige und prüfbare Dokumentation
- Effiziente Zusammenarbeit im Projekt durch definierte Rollen und klare Steuerung
- Erhöhte Nutzerzufriedenheit durch bedarfsgerechte Gestaltung von Räumen und Prozessen
- Rechtssicherheit und ESG-Konformität durch normgerechte Integration von Nachhaltigkeitsanforderungen
Hauptleistungen
Anforderungen & Analyse
Analyse und Definition betrieblich relevanter Anforderungen, Ableitung von Zielgrößen & KPIs.
pbFM-Projektplan
Erstellung eines pbFM-Projektplans mit klaren Leistungsmodulen, Terminen und Verantwortlichkeiten.
Integration in Planung & Bau
Einbindung der Betriebsanforderungen in Planungs- und Bauprozesse, Reviews & Abstimmungen.
Koordination & Controlling
Steuerung pbFM-relevanter Themen, Nachhalten von Maßnahmen und Qualitätszielen.
Betriebsfreundlichkeit sichern
Qualitätssicherung mit Fokus auf Betrieb, Wartung, Zugänglichkeit und Dokumentationsqualität.
Ausschreibung & Abnahme
Begleitung betriebsrelevanter Ausschreibungen, Materialauswahl und Abnahmeprozesse.
Übergabemanagement
Strukturierte Inbetriebnahme, vollständige Dokumentation und geordnete Übergabe an den Betrieb.
So läuft’s ab
1) Kick-off & Scope
Projektziele, Rollen, Meilensteine und pbFM-Leistungsmodule definieren.
2) Anforderungen
Nutzer- und Betreiberanforderungen erheben, LCC- und ESG-Kriterien festlegen.
3) Integration
Anforderungen in Planung und Ausführung überführen, Reviews und Freigaben organisieren.
4) Übergabe & Start
Inbetriebnahme, Abnahmen, Dokumentation und geregelter Übergang in den Betrieb.
Hinweis: pbFM wirkt über die Phasen Planen und Bauen. Der Umfang wird projekt- und organisationsspezifisch skaliert.
Rahmen & Ergebnis
Häufige Fragen zum planungs- und baubegleitenden Facility Management
Antworten auf grundlegende Fragen zu pbFM, Betriebsoptimierung und der frühzeitigen Berücksichtigung des Facility Managements bei Bauprojekten.
Was ist planungs- und baubegleitendes Facility Management?
Planungs- und baubegleitendes Facility Management, kurz pbFM, berücksichtigt die Anforderungen des späteren Gebäudebetriebs bereits während der Konzeption, Planung und Ausführung eines Bauprojekts. Ziel ist eine Immobilie, die sich nach der Fertigstellung sicher, wirtschaftlich und nutzerfreundlich betreiben lässt.
Warum sollte Facility Management schon bei der Gebäudeplanung berücksichtigt werden?
Viele spätere Betriebskosten und Arbeitsabläufe werden bereits durch Entscheidungen in der Planungsphase beeinflusst. Dazu gehören die Auswahl technischer Anlagen, die Zugänglichkeit für Wartungsarbeiten, Raumstrukturen, Materialien und die Gebäudedokumentation. Werden betriebliche Anforderungen früh berücksichtigt, lassen sich spätere Umbauten, Einschränkungen und unnötige Folgekosten vermeiden.
Für welche Bauprojekte ist pbFM sinnvoll?
pbFM ist besonders bei Neubauten, umfangreichen Sanierungen, Umbauten und technisch komplexen Immobilien sinnvoll. Dazu zählen beispielsweise Verwaltungsgebäude, Krankenhäuser, Bildungseinrichtungen, Produktionsstandorte und größere Gewerbeimmobilien. Grundsätzlich lohnt sich pbFM überall dort, wo ein Gebäude langfristig wirtschaftlich und zuverlässig betrieben werden soll.
Welche Vorteile bietet planungs- und baubegleitendes FM?
pbFM verbessert die Betriebsfreundlichkeit eines Gebäudes und schafft frühzeitig Klarheit über Nutzer-, Betreiber- und Bewirtschaftungsanforderungen. Es unterstützt die Optimierung von Lebenszykluskosten, reduziert Betriebsrisiken und verbessert die Qualität der später benötigten Daten und Dokumentationen. Zudem erleichtert es die Inbetriebnahme und den geregelten Übergang vom Bau in den Betrieb.
Wann sollte planungs- und baubegleitendes Facility Management beginnen?
Idealerweise beginnt pbFM bereits in der frühen Konzeptions- oder Bedarfsplanungsphase. Zu diesem Zeitpunkt können betriebliche Anforderungen noch mit vergleichsweise geringem Aufwand in die Planung integriert werden. Ein späterer Einstieg ist ebenfalls möglich, der Einfluss auf bereits getroffene Planungsentscheidungen ist dann jedoch geringer.
Welche Aufgaben übernimmt ein pbFM-Koordinator?
Ein pbFM-Koordinator ermittelt die Anforderungen von Nutzern, Betreibern und Facility Management und bringt sie strukturiert in das Bauprojekt ein. Er prüft Planungen aus Betriebssicht, koordiniert Schnittstellen, dokumentiert Entscheidungen und verfolgt vereinbarte Maßnahmen. Außerdem begleitet er Ausschreibungen, Abnahmen, Inbetriebnahme und Übergabe an den späteren Gebäudebetrieb.
Wie kann pbFM Betriebs- und Lebenszykluskosten senken?
pbFM betrachtet nicht nur die Baukosten, sondern auch die späteren Kosten für Energie, Reinigung, Wartung, Instandhaltung, Personal und Erneuerung. Planungsvarianten können dadurch nach ihren langfristigen Auswirkungen auf den Betrieb bewertet werden. So lassen sich Lösungen auswählen, die über den gesamten Lebenszyklus der Immobilie wirtschaftlich sind.
Wie läuft planungs- und baubegleitendes FM ab?
Zu Beginn werden Projektziele, Rollen und betriebliche Anforderungen festgelegt. Anschließend werden diese Anforderungen in die Planung, Ausschreibung und Ausführung integriert und regelmäßig überprüft. Während der Bauphase begleitet pbFM die Qualitätssicherung und bereitet Abnahme, Inbetriebnahme, Dokumentation und Übergabe vor. Die GEFMA 116 bietet dafür ein strukturiertes Leistungs- und Rollenmodell.
Weitere Leistungen aus unserem Katalog
- GEFMA 160 Analyse
- Vergabe Facility Services
- CAFM-Check & Implementierungsbegleitung
- Betreiberkonzepte