Bei der Vergabe von Facility Services beauftragt ein Unternehmen oder ein öffentlicher Auftraggeber einen externen Dienstleister mit festgelegten Leistungen der Gebäudebewirtschaftung. Vor der Beauftragung werden der konkrete Bedarf, die Leistungen, die gewünschte Qualität, die Preise und die vertraglichen Bedingungen definiert. Anschließend werden geeignete Anbieter verglichen und ausgewählt.

Ausgeschrieben werden können technische, infrastrukturelle und kaufmännische Facility Services. Dazu gehören beispielsweise Wartung und Instandhaltung, technisches Gebäudemanagement, Reinigung, Sicherheitsdienste, Empfang, Winterdienst, Grünpflege, Abfallmanagement und weitere Leistungen für den Betrieb von Gebäuden und Immobilienportfolios.

Eine Ausschreibung ist sinnvoll, wenn Facility Services erstmals extern vergeben werden, bestehende Verträge auslaufen oder Leistungen und Kosten neu geordnet werden sollen. Auch unklare Leistungsumfänge, schwankende Qualität, häufige Nachträge oder fehlende Vergleichbarkeit können für eine Neuvergabe sprechen. Vor der Ausschreibung sollten die bisherigen Prozesse und der tatsächliche Bedarf überprüft werden.

Zu Beginn werden der Bedarf, die bestehenden Prozesse und die vorhandenen Objekt- und Leistungsdaten analysiert. Danach entstehen die Leistungsbeschreibung, Kalkulationsgrundlagen, Auswahlkriterien und Vertragsunterlagen. Es folgen die Veröffentlichung oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Bieterkommunikation, die Prüfung und Bewertung der Angebote sowie die Auswahl und Beauftragung des geeigneten Dienstleisters.

Eine Leistungsbeschreibung sollte eindeutig festlegen, welche Leistungen an welchen Gebäuden, Flächen oder Anlagen zu erbringen sind. Dazu gehören Mengen und Mengengerüste, Ausführungsintervalle, Verantwortlichkeiten, Qualitätsanforderungen, Dokumentationspflichten, Reaktionszeiten und Schnittstellen. Auch Kalkulationsvorgaben und Regeln für Änderungen oder Zusatzleistungen sollten nachvollziehbar beschrieben werden.

Service Levels beschreiben die vereinbarte Qualität und den Umfang einer Facility-Management-Leistung. Dazu können beispielsweise Reaktionszeiten, Bearbeitungsfristen, Verfügbarkeiten oder Reinigungsqualitäten gehören. KPIs sind messbare Kennzahlen, mit denen die Erfüllung dieser Anforderungen überprüft wird. Sie schaffen eine Grundlage für das regelmäßige Qualitäts- und Leistungscontrolling.

Für einen objektiven Vergleich werden vor der Ausschreibung einheitliche Eignungs- und Zuschlagskriterien festgelegt. Bewertet werden können neben dem Preis unter anderem die fachliche Erfahrung, das Personalkonzept, die Organisation, die Qualitätssicherung, Nachhaltigkeitsaspekte und die Umsetzung der geforderten Leistungen. Eine Bewertungsmatrix macht die Auswahl nachvollziehbar und reduziert rein subjektive Entscheidungen.

Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Beschaffung von Facility Services die jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften beachten. Welches Verfahren anzuwenden ist, hängt unter anderem von der Art des Auftraggebers, dem geschätzten Gesamtauftragswert und dem Leistungsumfang ab. Dabei sind auch vorgesehene Vertragsverlängerungen und Optionen zu berücksichtigen. Privatwirtschaftliche Auftraggeber sind grundsätzlich freier, profitieren aber ebenfalls von einem transparenten und strukturierten Vergabeverfahren.